Processen: ze zijn overal te vinden

We hebben het niet altijd door, maar processen zijn overal, zoals bij het voorbeeld over het bereiden van een maaltijd waarbij verschillende procescomponenten fout gaan. Of je nu werkt in de publieke sector of in het bedrijfsleven, de efficiëntie van je organisatie hangt vaak sterk af van de processen die dagelijks plaatsvinden. Een goed en duidelijk overzicht van deze processen zorgt niet alleen voor meer effectiviteit, maar ook voor een betere afstemming tussen teams en afdelingen. Steeds meer organisaties willen hun processen in kaart brengen, zowel als onderdeel van de digitale transitie, als om beter inzicht te krijgen in de knelpunten van hun processen.

In deze blog neem ik je graag kort mee in een van mijn opdrachten bij een gemeente waar ik processen analyseer, verbeter en implementeer, en hoe dit bijdraagt aan een soepelere organisatie en efficiëntere werkwijzen.

𝗛𝗼𝗲 𝘄𝗲𝗿𝗸𝘁 𝗱𝗶𝘁 𝗽𝗿𝗲𝗰𝗶𝗲𝘀?

Binnen dit grote project, is een van mijn bezigheden (samen met het projectteam) het in kaart brengen, analyseren, verbeteren en vastleggen van ongeveer 200 werkprocessen. Denk aan processen zoals het aanvragen van een vergunning of een paspoort. Het doel is om te begrijpen hoe de huidige werkwijze (de IST-situatie) verloopt en deze te vertalen naar de gewenste situatie (de SOLL-situatie), zodat deze processen uiteindelijk als basis gebruikt kunnen worden voor de inrichting van een nieuw IT-systeem. Het is van groot belang om eerst de processen op orde te hebben, om vervolgens het systeem zo goed en duidelijk mogelijk in te kunnen richten.

De processen in kaart brengen doen we met verschillende processessies, waarin we vooral aan de slag gaan met post-its plakken op brown paper. Dit helpt het proces visueel te maken en snel zicht te krijgen op knelpunten en/of onduidelijkheden. Tegelijkertijd is het een (inter)actieve manier om samen hiermee bezig te zijn.

Ik begeleid veel verschillende teams bij processessies. De opzet is vaak hetzelfde,  het in kaart brengen van het proces, maar elk proces en elk team is anders. Bij het ene team merk je dat ze direct in processen denken én het leuk vinden om mee te denken over de verbeterslagen en de winst, bij het andere team gaat het iets minder vanzelf. Die diversiteit zorgt ervoor dat deze sessies leuk zijn om te faciliteren. Omdat het belangrijk is om de processen te borgen, leggen we deze vast in een proces-tekenprogramma.

Het project bij de gemeente is uitdagend en interessant voor mij, aangezien ik veel verschillende taken heb en handelingen uitvoer om de processen goed in kaart te brengen, te verbeteren en te borgen. Ook helpt het mij om een beter beeld te krijgen van hoe gemeentes in elkaar zitten.

Het enige nadeel van werken met en denken in processen is…zodra je het eenmaal doorhebt, zie je overal processen…en vooral waar ze beter kunnen. Een vertraagde trein? Procesoptimalisatie. Een te kleine pan bij het avondeten? Knelpunt in het proces. Steeds vaker zie je overal mogelijkheden om processen te verbeteren, het wordt een constante zoektocht naar optimalisatie 😊