De zelfrijdende gemeente

Bij de gemeente waar ik momenteel werk, draait de digitale transitie op volle toeren. Nieuwe systemen, automatische workflows, dashboards, zaakgericht werken: het vraagt wat van de gemiddelde ambtenaar.

Mijn projectgroep helpt processen te verbeteren en deze slim in te richten in het systeem. Maar wat je al snel merkt: mens en techniek bewegen zelden op hetzelfde tempo. Sommigen willen eerst begrijpen waarom het zo moet. Anderen missen simpelweg de vaardigheden. Een goed systeem zonder gedragen proces is als een auto zonder chauffeur: hij start wel, maar komt nergens.

Wat het ingewikkeld maakt, is dat die systemen vaak ook vragen om ander gedrag. Ambtenaren die jarenlang met papieren dossiers werkten of hun eigen mappenstructuur op de schijf hadden, worden ineens gevraagd om digitaal en procesgericht te werken. Niet omdat ‘de gemeente weer iets nieuws bedacht heeft’, maar omdat wetgeving en digitalisering een andere manier van werken vragen.

In de praktijk zie je vaak dat mensen terugvallen op het oude. Waar veel collega’s overstag gaan en het nieuwe proberen te omarmen, blijven anderen liever vasthouden aan hoe het altijd ging. Niet uit onwil, maar omdat verandering best lastig is. En zolang je je geen eigenaar voelt van die verandering, blijft de weerstand bestaan.

Juist hier maakt co-creatie het verschil. Niet vooraf bedenken hoe het moet, maar samen met medewerkers kijken hoe hun processen werken en van daaruit het systeem inrichten. Niet de techniek als vertrekpunt, maar de gebruiker. Zo geef je mensen het stuur weer in handen. Zij weten immers waar ze heen willen. Ik help alleen met het afstellen van de spiegels en het kiezen van een goede route.

Dat vraagt wat meer tijd aan de voorkant, maar het levert iets veel waardevollers op: vertrouwen, eigenaarschap en blijvend gebruik. En zeg nou zelf, dat rijdt een stuk lekkerder 🙃