IT-IV vraagstuk

Voor 800 medewerkers betekende dit niet alleen een nieuw systeem, maar ook een andere manier van werken en denken. Processen waren nog niet leidend, teams wisten elkaar niet altijd goed te vinden en er was geen uniforme werkwijze. Hoe zorg je dat zo’n verandering niet alleen technisch, maar ook menselijk slaagt? 

NXT aanpak

Wij geloven dat een succesvolle digitale transitie begint bij het fundament. Daarom startten we met het waarom: waarom is het belangrijk dat de gemeente ‘zaakgericht werkt’ en wat levert het op voor de teams?  

Samen met medewerkers organiseerden we werksessies om:  

• De huidige situatie (IST) en gewenste situatie (SOLL) in kaart te brengen.  

• Processen slimmer en efficiënter te maken.  

• Medewerkers actief te betrekken bij de inrichting (co-creatie).  

Want uiteindelijk gaat het om hún werk. Daarnaast zorgden we voor trainingen, zodat iedereen klaar is om het nieuwe zaaksysteem goed te gebruiken. Om te voldoen aan wet- en regelgeving werkten we nauw samen met Informatiebeheer en Functioneel Beheer. Zo borgen we dat alle processen voldoen aan wettelijke kaders (zoals de Archiefwet) én uniform zijn ingericht. Tijdens het project leerden we continu van de praktijk. Nieuwe inzichten pasten we direct toe op de volgende processen. Zo blijft het project in beweging en verbeteren we samen. 

Resultaat

We zitten in de afrondende fase: een succesvolle overdracht naar de organisatie. Medewerkers kunnen straks zelfstandig werken met het zaaksysteem en processen blijven verbeteren. Het resultaat?  

• Transparantie richting inwoners  

• Uniforme werkwijze voor de betrokken teams en hun processen  

• Een organisatie die klaar is voor de toekomst  

Ook klaar voor een digitale transitie die werkt?
Neem contact op met GalanNXT. Samen maken we verandering werkend.