Skip to content
Van stoffig naar impact: het realiseren van een nieuw roosterbeleid
06 juni 2024

“Lennart, kun jij ons [een organisatie in de ouderen- en gehandicaptenzorg] helpen ons roosterbeleid toekomstbestendig te maken?”

Roosterbeleid? Ik moet eerlijk zeggen dat mijn eerste indruk van het onderwerp niet meteen overliep van enthousiasme.

Mijn vooroordeel: een stoffig, technisch onderwerp. Niets bleek minder waar!

Verdieping in de vraag leerde me dat deze klus uiteindelijk raakt aan een complex maatschappelijk vraagstuk. We zullen de komende jaren namelijk meer cliënten zorg gaan bieden met minder zorgprofessionals en meer in samenwerking met mantelzorgers en vrijwilligers. Deze ontwikkeling leidt binnen zorginstellingen tot een toenemende behoefte aan ondersteuning door de planners. Bij de klant in kwestie is deze ontwikkeling een uitdaging, want de planorganisatie is (nog) niet op de toekomst ingericht. En eigenlijk voldeed de planorganisatie ook al niet meer aan de huidige behoefte van de organisatie. Dit vraagstuk bleek al meerdere jaren te sluimeren in de organisatie en lag erg gevoelig, omdat er veel verschillende belangen spelen tussen management, roosteraars en zorgteams.

Wat moest er dus eigenlijk gebeuren bij de vraag ‘toekomstbestendig roosterbeleid’? Een verandering realiseren in een complexe (zorg)organisatie, samen met professionals die zeer gedreven zijn. Hierbij helpen en impact maken; dat vind ik leuk en daar heb ik ervaring mee.

Als projectleider aan mij de taak om tot een nieuw roosterbeleid te komen en dit in te voeren. We zijn begonnen met een visie op roosteren. Deze vertaalden we naar een beleid op hoofdlijnen. Tot dusverre alle belanghebbenden nog aan boord. Echter, toen het tijd werd voor de uitwerking, werden de voorgestelde veranderingen concreter en daarmee best spannend. De verschillende belangen kwamen nu duidelijk naar voren, evenals emoties en weerstand. Ik ben hiermee om gegaan door enerzijds meerdere afstemrondes te faciliteren om draagvlak te creëren. Anderzijds door data op te vragen en daarmee een model te maken om de impact van het nieuwe roosterbeleid inzichtelijk te maken (zoals: welke fte-investering is nodig aan extra plancapaciteit). Uiteindelijk kwamen we tot een roosterbeleid waarin alle betrokkenen zich konden vinden.

Door de combinatie van het creëren van draagvlak en het inzetten van een kwantitatief datamodel heb ik het management in staat gesteld om een moeilijk en impactvol besluit te kunnen nemen. Er ligt een future-proof beleid waarbij de planners een meer dienstverlenende rol op zich nemen naar de zorgteams, onder andere door hen te helpen met het invullen van vrijgekomen zorgdiensten door ziekte. Hier heeft de planorganisatie meer personele capaciteit voor gekregen. Ook gaat de organisatie een slag maken op het gebied van capaciteitsplanning en strategische personeelsplanning.

Kortom, genoeg te doen!

Door: Lennart de Vries, organisatieadviseur bij GalanNXT

 

Wil je graag meer weten over (hoe wij) werken bij GalanNXT? Aarzel niet en neem contact met ons op via backoffice@galannxt.nl of bel naar (0)35 694 80 00.

“Lennart, kun jij ons [een organisatie in de ouderen- en gehandicaptenzorg] helpen ons roosterbeleid toekomstbestendig te maken?”

Roosterbeleid? Ik moet eerlijk zeggen dat mijn eerste indruk van het onderwerp niet meteen overliep van enthousiasme.

Mijn vooroordeel: een stoffig, technisch onderwerp. Niets bleek minder waar!

Verdieping in de vraag leerde me dat deze klus uiteindelijk raakt aan een complex maatschappelijk vraagstuk. We zullen de komende jaren namelijk meer cliënten zorg gaan bieden met minder zorgprofessionals en meer in samenwerking met mantelzorgers en vrijwilligers. Deze ontwikkeling leidt binnen zorginstellingen tot een toenemende behoefte aan ondersteuning door de planners. Bij de klant in kwestie is deze ontwikkeling een uitdaging, want de planorganisatie is (nog) niet op de toekomst ingericht. En eigenlijk voldeed de planorganisatie ook al niet meer aan de huidige behoefte van de organisatie. Dit vraagstuk bleek al meerdere jaren te sluimeren in de organisatie en lag erg gevoelig, omdat er veel verschillende belangen spelen tussen management, roosteraars en zorgteams.

Wat moest er dus eigenlijk gebeuren bij de vraag ‘toekomstbestendig roosterbeleid’? Een verandering realiseren in een complexe (zorg)organisatie, samen met professionals die zeer gedreven zijn. Hierbij helpen en impact maken; dat vind ik leuk en daar heb ik ervaring mee.

Als projectleider aan mij de taak om tot een nieuw roosterbeleid te komen en dit in te voeren. We zijn begonnen met een visie op roosteren. Deze vertaalden we naar een beleid op hoofdlijnen. Tot dusverre alle belanghebbenden nog aan boord. Echter, toen het tijd werd voor de uitwerking, werden de voorgestelde veranderingen concreter en daarmee best spannend. De verschillende belangen kwamen nu duidelijk naar voren, evenals emoties en weerstand. Ik ben hiermee om gegaan door enerzijds meerdere afstemrondes te faciliteren om draagvlak te creëren. Anderzijds door data op te vragen en daarmee een model te maken om de impact van het nieuwe roosterbeleid inzichtelijk te maken (zoals: welke fte-investering is nodig aan extra plancapaciteit). Uiteindelijk kwamen we tot een roosterbeleid waarin alle betrokkenen zich konden vinden.

Door de combinatie van het creëren van draagvlak en het inzetten van een kwantitatief datamodel heb ik het management in staat gesteld om een moeilijk en impactvol besluit te kunnen nemen. Er ligt een future-proof beleid waarbij de planners een meer dienstverlenende rol op zich nemen naar de zorgteams, onder andere door hen te helpen met het invullen van vrijgekomen zorgdiensten door ziekte. Hier heeft de planorganisatie meer personele capaciteit voor gekregen. Ook gaat de organisatie een slag maken op het gebied van capaciteitsplanning en strategische personeelsplanning.

Kortom, genoeg te doen!

Door: Lennart de Vries, organisatieadviseur bij GalanNXT

 

Wil je graag meer weten over (hoe wij) werken bij GalanNXT? Aarzel niet en neem contact met ons op via backoffice@galannxt.nl of bel naar (0)35 694 80 00.

BIO