Vrijdag 27 november stond de jaarlijkse strategiedag van de Galan Groep gepland. Het moment waarop wij als collega’s samen uit de waan van de dag stappen. Waar de strategiedag normaal gesproken op locatie plaatsvindt, was het nu de uitdaging om een digitale variant te organiseren. Collega’s Tim en Marten waren twee van de organisatoren en beschrijven in deze blog hoe proces en inhoud bij elkaar kwamen. Een mooie terugblik op de dag en wellicht ook nuttige handvatten voor een strategiedag binnen de eigen organisatie.

Doelen stellen
Bij een fysieke, maar zeker bij een digitale bijeenkomst, is het essentieel om heldere doelen te stellen. Je wilt dat het voor collega’s echt toegevoegde waarde heeft en ze geboeid worden door het programma. Voor deze strategiedag hebben we uiteindelijk drie doelen gesteld. Allereerst: verbinden. Door het vele thuiswerken hebben we elkaar weinig gezien en goed gesproken. Het thema was dan ook ‘We Connect’. Ons tweede doel was leren. We wilden collega’s laten zien wat er digitaal mogelijk was en hen inspireren met (digitale) handvatten die zij ook later zelf kunnen inzetten. Het derde doel was aandacht voor het inhoudelijke verhaal van de Galan Groep. In een veranderende wereld en organisatie wilden we stilstaan bij de vraag: Wie zijn we nu echt als Galan Groep en wat is ons DNA?

Je wilt dat collega’s echt geboeid worden door het programma.

Blended werken
Voor corona werkten we vanuit de Galan Groep al vaak met ‘blended learning’ bij onze leiderschapstrajecten. Bij blended learning combineer je fysieke en digitale werkvormen. Sinds maart zijn steeds meer trajecten en opdrachten ‘blended’ geworden. En zo ook onze strategiedag. Dit begon een paar weken voor de strategiedag al met persoonlijke ‘teasers’ vanuit het organisatiecomité, om de collega’s alvast mee te nemen in de dag en te starten met het verbinden. Daarnaast kreeg iedere collega twee ansichtkaarten (in stijl) met twee enveloppen met de adressen van twee willekeurige collega’s, met het verzoek om een persoonlijk bericht naar elkaar te schrijven. Dat leverde veel mooie en onverwachte contacten op, juist van medewerkers die elkaar minder vaak zien. Vlak voor de strategiedag kreeg elke medewerker een pakket met lekkernijen voor de dag, een bordspel (om meer te verbinden met je dierbaren) en een set kaarten met vragen die tijdens de check-in van de dag werden gebruikt. Op de strategiedag zelf was het grootste deel van de collega’s thuis, maar een kleine groep werkte vanuit een theaterzaal, waar een tweetal ‘studio’s’ was gecreëerd. Dit maakte het mogelijk dat programmaonderdelen de nodige fysieke dynamiek en interactie in zich hadden. Door het toevoegen van deze fysieke vormen en contactmomenten, werden collega’s meer meegenomen in de beleving van een dag samen. En was de strategiedag meer dan een dag achter je eigen laptop.

Visueel werken is altijd belangrijk, maar zeker in een digitale wereld.

Maak het visueel
Een belangrijk onderdeel van de dag was het verhaal van de Galan Groep. Maar hoe maak je een gezamenlijk verhaal als iedereen in zijn eigen huis zit? Visueel werken is hierbij altijd belangrijk, maar zeker in een digitale wereld. Onze hersenen worden blijer van beelden en het maakt ons nieuwsgierig, waardoor we sneller een gesprek met elkaar aan gaan. Tijdens de strategiedag kwam dit terug tijdens de talkshow, waarbij een aantal collega’s was gevraagd een object mee te nemen dat hen inspireert of voor hen symbool staat voor de Galan Groep. Dat leverde mooie en persoonlijke gesprekken op. Ook werd er gewerkt met digitale ‘moodboards’ en was er een tekenaar aanwezig. Aan het eind van de dag werden we dan ook verrast met een eerste tekening die onze dag samenvatte en het verhaal van de Galan Groep treffend uitbeeldde. Een mooi tastbaar resultaat van de dag en een basis om ons verhaal verder uit te bouwen. En uiteraard was er die digitale borrel. Iedereen met z’n eigen drankje en een tikkeltje teleurgesteld dat we niet fysiek konden proosten. Daar waar normaal de evaluatie van de dag plaatsvindt tijdens de borrel, kijken we nu naar de chat van onze Teamsvergadering. Een mooie verzameling van enthousiasme, digitaal applaus, complimenten en trots. En dat is waar we het voor doen!