Het samenvoegen van teams die voorheen op verschillende locaties werkten of misschien wel in verschillende organisaties, iedereen weet dat je dat niet zomaar kunt doen. Dat daar emoties bij komen kijken. Dat het fysiek bij elkaar zetten van mensen niet betekent dat ze ook samen werken, of überhaupt het werk op dezelfde manier doen. Wat doe je dan wél?
That’s when we come in. Niet dat we bij GalanNXT en de Galan Groep superhelden zijn; zo word je meestal ook niet ontvangen. Want hoe kan ‘die externe’ nou iets weten van hoe jij je werkt doet? Nou, dat weten we ook niet altijd als we beginnen en dat zeggen we dan ook.
Wat we wel weten is hoe we zo’n proces kunnen begeleiden. In stap één gaan we terug naar de kern van het primaire proces. Waar gaat het hier om? Waarom bestaat deze organisatie, wie of wat wordt er geholpen door deze diensten? Dat bespreken we eerst met het management team, dat we helpen met de volgende stap: het betrekken van de werkvloer. Want (samen)werken is een teamprestatie. Samen gaan we aan de slag in een sessie waarin we aandacht hebben voor de inhoud van het werk (de taak), het team zelf, voor de wijze waarop wordt samengewerkt en op welke manier, maar ook voor de cultuurverschillen. We richten ons op waar we samen voor willen gaan.
Het team heeft dus zelf bedacht hoe het werkproces eruit komt te zien en hoe ze gaan samenwerken
We kozen er bij dit team voor om het team in projectgroepen op te delen. Een deel van het team zorgde ervoor dat het reguliere werk kon doorgaan (running the business). Een ander deel ging als projectgroep de mening en ervaring van de stakeholders ophalen: hoe gaat de samenwerking, wat kunnen we slimmer of anders doen, waar lopen jullie tegen aan en wat gaat juist goed? De stakeholders zijn externe partijen, ketenpartners maar ook andere afdelingen binnen de organisatie. Een derde projectgroep inventariseerde en beschreef de huidige werkprocessen. Zij richtten zich op de knelpunten, de mogelijk nog bestaande verschillen tussen papier en praktijk, de onlogische stappen die er met de jaren zijn ingeslopen en vragen zich af: waarom doen wij dit zo?
Op basis van een vertaling van de feedback van de stakeholders en de analyse van de werkprocessen stelden we gezamenlijk de ontwerpcriteria voor de nieuwe werkwijze voor de rechtbank vast. Vervolgens vertaalden we deze criteria in een nieuw werkproces. Het mooie van deze aanpak is dat het team zelf een duidelijk beeld schetst, waarover het MT kan beslissen. Het team heeft dus zelf bedacht hoe het werkproces eruit komt te zien en hoe ze gaan samenwerken. Inclusief de bijbehorende werkafspraken. Zo bouw je gedurende de klus ook aan het draagvlak voor het resultaat.
En dan? Dan ga je aan de slag. Een deel van het team is de nieuwe werkwijze direct gaan invoeren. Met vallen en opstaan, maar vooral door het gewoon te doen en bij te sturen waar nodig. Daar heb je dan weer geen adviseurs bij nodig.
