Het vraagstuk

Een drietal grote onderwijsinstellingen (vmbo & mbo) wilden samen gaan in de toekomst. Zij wilden kleinschalig onderwijs (locaties en opleidingen) in stand te houden, terwijl ze te maken hebben met dalende studentenaantallen. Vanuit de Galan Groep is GalanNXT gevraagd om de organisaties te ondersteunen in het gehele fusieproces. We waren bij het begin van de verkennende gesprekken, de intentieverklaring en fusie. En vandaaruit het begeleiden van het fusieproces en tot slot de overdracht aan de (nieuwe) lijnorganisatie. Hiermee kregen de betrokken GalanNXT adviseurs de kans om door te groeien naar trusted advisors.

Vanuit GalanNXT waren een aantal collega’s (Emma, Tim, Marten en Charlotte) betrokken en hebben we samen, in afstemming met de Galan Groep, het hele proces voor rekening genomen. We zijn gestart met een onderzoek naar de haalbaarheid van de fusie. Vervolgens hebben we het programmamanagement ingevuld, waarmee wij verantwoordelijk waren voor een goed verloop van het fusieproces en het realiseren van de fusie op de formele fusiedatum.

NXT aanpak

Vanuit diverse rollen waren we betrokken. Zo waren we op het ene moment adviseur van de bestuurders, schoven we aan in de bestuursvergaderingen om mee te denken of waren we in de onderhandelingsfase voorzitter (over “in het diepe springen” gesproken: echt typisch NXT). Het volgende moment waren we projectleider van een deelproject, over bijvoorbeeld Onderwijskwaliteit of binnen Bedrijfsvoering. Ook adviseerden we over de inrichting van de nieuwe organisatie. Vanuit onze rol was het essentieel om de verbanden goed te zien en daarop te sturen. We weten welke effecten besluiten hebben op andere plekken in de organisatie.

Vanuit NXT leggen we de verantwoordelijkheid zoveel mogelijk binnen de organisatie. Dat is duurzaam de beste oplossing. Hiermee blijft kennis in de (nieuwe) organisatie en bouwen medewerkers zelf ook aan de fusie(-organisatie). De energie die dat oplevert is heel groot. Het was mooi om het proces te begeleiden waarin medewerkers bouwen aan de organisatie van de toekomst. Tegelijkertijd ondersteunden wij dat proces vanuit programmamanagement en door met een hands-on aanpak bij te springen. Dat is typisch NXT: met de voeten in de klei staan. Weten wat er moet gebeuren en dat ook doen!

Het meenemen van de organisatie speelt natuurlijk ook een belangrijke rol. Doordat eigenaarschap in de organisatie belegd was, zag je dat veel medewerkers betrokken waren. Maar niet iedereen is natuurlijk direct betrokken bij het proces, om ook hen goed aan te haken was het belangrijk om samen met communicatie te werken.

Resultaat

Dat de nieuwe onderwijsorganisatie staat! Dat ze veel eerder dan gepland op eigen kracht de verdere invulling geven aan de nieuwe organisatie en samen de toekomst tegemoet gaan. De belangrijkste resultaten die daaraan bij hebben gedragen:

• Alle juridische stappen zijn tijdig doorlopen;
• Er is nieuwe naam en merk ontwikkeld en uitgerold;
• Alle medewerkers hebben een plaats in de nieuwe organisatie gekregen, met een aantal medewerkers die nieuwe stappen hebben gezet;
• De ICT inrichting was klaar voor de ondersteuning van de nieuwe organisatie. Een aantal applicaties worden nog geïmplementeerd of aanbesteed;
• De hele organisatie werkt volgens de nieuwe inrichting.