Sophie Huiskamp Archieven

Samen werken aan samenwerken

Peter van Kessel dialoog, different, gezonde_organisatie, koffieautomaatgesprek, prosumer, samenwerken, scherpte, tandje

Het samenvoegen van teams die voorheen op verschillende locaties werkten of misschien wel in verschillende organisaties, iedereen weet dat je dat niet zomaar kunt doen. Dat daar emoties bij komen kijken. Dat het fysiek bij elkaar zetten van mensen niet betekent dat ze ook samen werken, of überhaupt het werk op dezelfde manier doen. Wat doe je dan wél?

That’s when we come in. Niet dat we bij GalanNXT en de Galan Groep superhelden zijn; zo word je meestal ook niet ontvangen. Want hoe kan ‘die externe’ nou iets weten van hoe jij je werkt doet? Nou, dat weten we ook niet altijd als we beginnen en dat zeggen we dan ook.

Wat we wel weten is hoe we zo’n proces kunnen begeleiden. In stap één gaan we terug naar de kern van het primaire proces. Waar gaat het hier om? Waarom bestaat deze organisatie, wie of wat wordt er geholpen door deze diensten? Dat bespreken we eerst met het management team, dat we helpen met de volgende stap: het betrekken van de werkvloer. Want (samen)werken is een teamprestatie. Samen gaan we aan de slag in een sessie waarin we aandacht hebben voor de inhoud van het werk (de taak), het team zelf, voor de wijze waarop wordt samengewerkt en op welke manier, maar ook voor de cultuurverschillen. We richten ons op waar we samen voor willen gaan.

Het team heeft dus zelf bedacht hoe het werkproces eruit komt te zien en hoe ze gaan samenwerken

We kozen er bij dit team voor om het team in projectgroepen op te delen. Een deel van het team zorgde ervoor dat het reguliere werk kon doorgaan (running the business). Een ander deel ging als projectgroep de mening en ervaring van de stakeholders ophalen: hoe gaat de samenwerking, wat kunnen we slimmer of anders doen, waar lopen jullie tegen aan en wat gaat juist goed? De stakeholders zijn externe partijen, ketenpartners maar ook andere afdelingen binnen de organisatie. Een derde projectgroep inventariseerde en beschreef de huidige werkprocessen. Zij richtten zich op de knelpunten, de mogelijk nog bestaande verschillen tussen papier en praktijk, de onlogische stappen die er met de jaren zijn ingeslopen en vragen zich af: waarom doen wij dit zo?

Op basis van een vertaling van de feedback van de stakeholders en de analyse van de werkprocessen stelden we gezamenlijk de ontwerpcriteria voor de nieuwe werkwijze voor de rechtbank vast. Vervolgens vertaalden we deze criteria in een nieuw werkproces. Het mooie van deze aanpak is dat het team zelf een duidelijk beeld schetst, waarover het MT kan beslissen. Het team heeft dus zelf bedacht hoe het werkproces eruit komt te zien en hoe ze gaan samenwerken. Inclusief de bijbehorende werkafspraken. Zo bouw je gedurende de klus ook aan het draagvlak voor het resultaat.

En dan? Dan ga je aan de slag. Een deel van het team is de nieuwe werkwijze direct gaan invoeren. Met vallen en opstaan, maar vooral door het gewoon te doen en bij te sturen waar nodig. Daar heb je dan weer geen adviseurs bij nodig.

Bonte karakters

Peter van Kessel karakters

Het starten van een nieuw bedrijf is een leerzaam en spannend proces. Ik heb veel geleerd over het opzetten ervan, het maken van een businesscase, het nadenken over wat je precies wilt bereiken en hoe dat vorm moet krijgen. Dat ik ook veel zou leren over samenwerken, had ik van tevoren niet verwacht.

Met een aantal collega’s zijn we aan het avontuur ‘GalanNXT’ begonnen. We verschillen flink van elkaar. Maar tegelijkertijd hebben we gemeen dat we geweldig veel zin hadden om dit samen op te zetten en tot een succes te maken.

Binnen de Galan Groep en GalanNXT werken wij met Insights. Dat is een methode om karakterstijlen te beschrijven. Het gaat ervan uit dat je je eigen voorkeursstijl hebt. Na deelname krijg je een kleur – rood, groen, geel of blauw – die staat voor jouw voorkeursstijl: hoe gedraag je je en hoe werk je samen met anderen. Elke stijl heeft zijn eigen krachten en zwaktes; en die kunnen zich op een goede dag heel anders uiten dan op een op slechte dag. Natuurlijk hebben we allemaal de Insights-test gedaan. Een bonte kleurenverzameling was het resultaat. In het selectie- en ontwikkeltraject van GalanNXT speelt Insights natuurlijk ook een belangrijke rol.

Dat ik ook veel zou leren over samenwerken, had ik van tevoren niet verwacht

Daar waar de een felle discussies niet uit de weg gaat en juist verhelderend vindt, is debat voor de ander niet altijd de meest prettige manier van communiceren. Soms vond een collega dat we het werk zo snel mogelijk moesten verdelen op basis van expertise en alles tot in de puntjes moesten voorbereiden en uitschrijven. De ander vond het belangrijk om dat juist niet te doen en wilde in een creatieve werkvorm – out of the box – aan de slag gaan met een brainstorm.

In die dynamiek was het soms confronterend om bij mezelf te ontdekken dat ik nogal op consensus ben gesteld, of dat ik echt niet snapte waar die ander plotsklaps vandaan kwam met een nieuw perspectief. Dat is even tegenstrijdig als aanvullend. Als die collega dan even niet meer wist wat we daarvoor ook al weer hadden afgesproken over dat thema, dan kon de ander, die wel alles genoteerd had, hem weer verder helpen.

En toch, als we onze individuele meningen op tafel hadden gegooid, en als team precies wisten waar we samen heen wilden, zorgden we er ook voor dat het er gezellig aan toe ging. Toch weer die harmonie… Want dat vonden we allemaal belangrijk: als team gaan voor ons uiteindelijke doel. En voor de vrijmibo. Dat natuurlijk ook.