Menu

Merlijn de Gilde

Afbeelding MM2

NXT-adviseurs in coronatijd

2020, het jaar van corona. Het jaar dat we zowel privé als professioneel flink moeten schakelen. We worden gedwongen om oude patronen los te laten en te zoeken naar nieuwe manieren binnen de beperkingen én kansen die deze tijd met zich meebrengt. NXT-adviseurs Marit Timmers en Merlijn de Gilde vertellen over hoe zij nu kijken naar deze coronacrisis en de effecten op hun eigen (werk)leven.

Over ritme bij het thuiswerken
Marit: ‘Ik heb een grof ritme in mijn thuiswerkdagen. Tussen 7.00 en 9.00 werk ik een half uurtje mijn mail door en bepaal ik de prioriteiten voor de dag. Daarna ga ik ontbijten en begint voor mijn gevoel de dag pas écht. Tussen 9:00 en 17:00 wordt mijn agenda grotendeels bepaald door overleggen, Daartussen komen dan de telefoontjes en nog wat tijd voorbereiding, uitwerking en uitzoekklussen. Tussen 17.30 en 19.00 is het voor mij family time. Vaak pak ik na 19:00 nog even de laptop voor laatste mails en uitwerkklusjes.’

Merlijn: ‘Ik heb ook zeker een ritme in mijn dagen. Ik merk dat dit mij helpt. Met al het thuiswerken kunnen de dagen wat eentoniger worden, dus een ritme helpt mij om mijn dag goed in te delen. Ik ga vroeg naar bed en sta vroeg op, eigenlijk nog vroeger dan voorheen. In de dag probeer ik te werken in concentratieblokken van 1,5 tot 2 uur. Zo weet ik zeker dat ik energie en focus heb voor datgene waar ik mee bezig ben. Ik weet ook van mezelf dat als ik dat niet doe, ik veel te veel tegelijkertijd wil doen. Dit helpt om mij goed te concentreren en keuzes te maken. Ook probeer ik ergens op de dag te wandelen of te fietsen. Al is het maar een halfuurtje, ik let er op dat ik elke dag echt naar buiten ga en beweeg.’

Met al het thuiswerken kunnen de dagen wat eentoniger worden, dus een ritme helpt mij om mijn dag goed in te delen.

Kansen in coronatijd
Merlijn: ‘Een van de dingen waar zowel ik als mijn vriendin de afgelopen periode veel mee bezig zijn geweest, is ons nieuwe huis wat meer ‘eigen maken’. Door er constant te zijn, krijg je meer inzicht in de plekken waar je graag komt, wat nog kaal of ongezellig aanvoelt en waar je nog iets aan wilt veranderen. Ook hebben we meer tijd voor elkaar, wat (meestal) heel erg leuk is.’

Marit: ‘Ja meer tijd samen met mijn partner en dochter zie ik ook als voordeel van het vele thuiswerken. Nu stop ik vaker rond 17:30 uur waardoor we echt nog 1,5 uur samen hebben als gezin en werk ik veel vaker nog even als mijn dochter op bed ligt. Die flexibiliteit vind ik op thuiswerkdagen een grote kans. Een ander voordeel voor mij is dat ik nu warm kan lunchen. Ik eet het liefst drie keer per dag een warme maaltijd. En dat ik nu tijd maak om twee keer per week te sporten.’

Merlijn: ‘Verder merk ik op werkgebied dat het vele thuiswerken en daardoor digitaal werken ook leerzaam is voor mij als professional. Ik kijk scherper naar de verschillende rollen die mensen aannemen bij het digitale vergaderen en ben nog alerter of mensen wel aangehaakt blijven tijdens een meeting.’

Naast die kansen, zijn er ook zeker dingen waar ik me zorgen over maak.

Zorgen
Marit: ‘Naast die kansen, zijn er ook zeker dingen waar ik me zorgen over maak. Zelf heb ik de switch kunnen maken naar digitaal contact, maar er is ook een grote groep die niet digitaal vaardig is. Corona heeft voor hen een veel grotere impact op hun werk- en sociale leven met mogelijk isolatie tot gevolg. Ook maak ik me zorgen om de mentale gezondheid van een groot deel van de wereldbevolking. Er ontstaat meer angst en stress, maar er zijn minder uitlaatkleppen op bijvoorbeeld sociaal of sportief gebied om bij te tanken. Met mijn achtergrond in de psychologie is dat iets waar ik veel over nadenk. Ik ben van mening dat werkgevers in deze tijd extra aandacht moeten besteden aan de mentale gezondheid van hun medewerkers.’

Merlijn: ‘Die kwetsbare groep is ook voor mij een zorg. Wat ik merk in deze onzekere tijd is dat mensen van alles aangrijpen om het onbekende te duiden en naar houvast zoeken in informatie en nieuws. Alleen merken we ook steeds meer dat nieuws en informatie niet altijd betrouwbaar is. Zeker in deze tijd met algoritmen heb je zelf een goed filter nodig om niet in de war te raken van alle (foutieve) informatie. Dit werkt ook door in het vertrouwen in de overheid en de goede wil van beleidsbepalers. Gelukkig maak ik me persoonlijk niet zo snel zorgen, maar het werk als adviseur brengt momenteel wel een andere dynamiek met zich mee. Het brengt kansen en nieuwe inzichten, maar is ook gewoon een stuk minder leuk dan ‘normaal’. Als ik denk aan de onzekere tijd die voor ons ligt, hoop ik vooral van harte dat we op een gegeven moment weer naar de klanten toe mogen om ze te helpen met hun vragen en uitdagingen.’

Hoe ga jij om met deze coronacrisis? En wat zijn voor jou kansen en zorgen? We wensen je vanuit GalanNXT in ieder geval veel gezondheid en succes toe.

Liberating Structures

Wegdromen tijdens een presentatie? Vergeet het maar!

Bij GalanNXT hechten wij veel waarde aan innovatie, zeker bij de manier waarop we tegen het organiseren van werk aankijken. Zo vinden we het belangrijk om samen met onze opdrachtgevers het volle potentieel van medewerkers, teams en afdelingen te benutten. Om zo de organisatie nog beter te laten presteren. Dit doen we onder meer door Liberating Structures voor klanten in te zetten.

De bekende PowerPointpresentatie, stand up en stuurgroep kennen de meeste kantoortijgers wel. Ze vormen vaak een prima moment om mail bij te werken of even weg te dromen. Omdat je als professional de volle aandacht en interactie wilt hebben met je publiek gebruiken wij als NXT graag Liberating Structures (LS). Een werkvorm, die bestaat uit 35 structures, die los van elkaar en in combinatie ingezet kunnen worden. Wat ze gemeen hebben, is dat ze op een laagdrempelige manier de samenwerking op een frisse, originele en enthousiasmerende manier ondersteunen. Adviseur Merlijn interviewde zijn collega-adviseurs Eva, Marit en Herm over de tweedaagse workshop Liberating Structures die zij onlangs volgden.

‘Het succes valt of staat met de juiste beginvraag’

Naam adviseur: Marit Timmers
Belangrijkste inzicht: de beginvraag is allesbepalend. Niet alleen voor hoe LS de vraag van een organisatie kan ondersteunen, maar ook voor de uitkomst.
Toegevoegde waarde: dankzij LS beschik ik over een groter pallet aan mogelijkheden om met de klant mee te denken hoe we hun vraag kunnen aanpakken.
Praktijkvoorbeeld: voor een organisatie die sterk afhankelijk is van diverse stakeholders in het veld waarin zij acteren, heb ik met collega’s een plan van aanpak met hierin diverse LS als voorstel gepresenteerd. Met deze aanpak konden we iedereen uit de organisatie en belangrijke stakeholders interactief bottom-up betrekken in het creëren van een gezamenlijk beeld van het probleem.

‘Het voelt meer als een werkwijze dan een werkvorm’

Naam adviseur: Eva Smeele
Belangrijkste inzicht: LS voelt voor mij meer als een werkwijze dan een werkvorm. Ook meer complexe werkvormen zijn goed toe te passen om met elkaar aan de slag te gaan en tot de essentie te komen.
Toegevoegde waarde: de structures zijn direct toepasbaar in mijn opdrachten, omdat in alle projecten interactie plaatsvindt.
Praktijkvoorbeeld: voor de TU Delft gaan we een strategie ontwikkelen en verschillende processen aanpakken. Mijn voorstel is om hierbij LS te gebruiken, omdat ik daarmee direct aan de projectgroep kan laten zien dat, door de groep meer eigenaarschap te geven, het ook anders kan.

‘We gebruiken LS bij NXT zelf ook’

Naam adviseur: Herm van Veen
Belangrijkste inzicht: door te werken aan de kwaliteit van je interacties, werk je aan een heel belangrijk onderdeel van je team, afdeling of organisatie.
Toegevoegde waarde: we zetten LS niet alleen in voor klanten, maar we gebruiken het als team zelf ook om onze interactie te versterken.
Praktijkvoorbeeld: De volgende NXT strategiedag zou ik graag de structure strategy knot working gebruiken om samen onze richting en doelen te herijken.

De structures kunnen laagdrempelig ingezet worden om de samenwerking te ondersteunen.

Net als Marit, Eva en Herm klanten vooruithelpen? Kijk dan bij NXTstep. Wij zijn altijd op zoek naar adviseurs die het verschil kunnen maken.

Handshake

De kracht van het écht waarderen van de ander

, , ,

Mensen voeren vaak een discussie met het uitgangspunt een ander te overtuigen van hun gelijk. Niet geheel onlogisch, want mensen hebben altijd een eigen belang wat ze ook willen behartigen. Een discussie is daarbij een ideaal instrument om de ander te overtuigen van jouw gelijk en zo het onderste uit de kan te halen. Tijdens zo een dergelijke discussie kunnen de emoties hoog oplopen, wat helaas niet altijd bijdraagt aan een positieve uitkomst. Maar wat draagt dan wel concreet bij aan een positieve uitkomst? In deze blog schrijven we over het gedachtegoed van professor Daniel Shapiro en de kracht van waardering.

De Amerikaanse professor Daniel Shapiro doceert aan Harvard University en deed 20 jaar onderzoek naar de verborgen emotionele krachten die een succesvolle samenwerking belemmeren. Hij schreef verschillende boeken, waaronder het in 2016 uitgebrachte ‘Negotiating the Nonnegotiable’. Shapiro beargumenteert dat een stevige discussie heel nuttig kan zijn. Hij ziet situaties waarbij standpunten dermate verschillen en soms onoverbrugbaar lijken, juist als momenten waar partijen elkaar kunnen leren waarderen.

De kracht van waardering
Volgens Shapiro draait het allemaal om ‘The Power of Appreciation’ oftewel ‘de kracht van waardering’. Het oprecht begrijpen van een ander perspectief, dit te waarderen en te communiceren, draagt bij aan het overbruggen van verdeeldheid. Shapiro stelt daarbij dat wanneer we tijdens een onderhandeling of gesprek smeken om iemands waardering, de andere partij dit juist niet wil geven. Het is dus belangrijk om de waardering in het gesprek te laten ontstaan en dit in te zetten als je krachtigste wapen om het gesprek te beïnvloeden. Om hier bedreven in te worden, zou je in ieder geval een drietal elementen moeten laten terugkomen in het gesprek. Ten eerste, het goed duidelijk hebben wie je bent en waar je voor staat (identiteit). Ten tweede, het geven van waardering aan de ander (waardering). En tot slot het zoeken naar de emotionele connectie tussen jou en je gesprekspartner (aansluiting). Door te investeren in deze drie elementen, vergroot je de verbinding en voorkom je dat er vanuit beide partijen alleen het eigen standpunt wordt gezonden.

In de praktijk
Ook in organisaties wordt veel onderhandeld. De kwesties wisselen van details, bijvoorbeeld de kleur van bureaustoelen, tot zeer impactvolle zaken als een bezuiniging. Als adviseurs zijn we soms een toeschouwer van een dergelijke onderhandeling, maar kunnen ook zelf een partij zijn. In de praktijk gaan deze onderhandelingen ook vaak genoeg over ‘gelijk halen’ en ontstaat er een ‘wij-zij situatie’. In dergelijke situaties loont het om te kijken naar waardering binnen het gesprek. Hoe doe je dat?
Het begint met het uitzoomen en te kijken naar het grotere vraagstuk. Te vaak zorgt het korte termijn perspectief voor een patstelling binnen een discussie. Zoek naar het ‘waarom’ achter de argumenten van de andere partij en maak de verschuiving van ‘wij tegen zij’ naar ‘wij tegen het probleem’. Breng van daaruit de drie elementen van Shapiro in de praktijk en investeer in het goede gesprek. Laat zien waar je voor staat, welke impact je wilt creëren en wat mensen aan je hebben (identiteit), toon waardering voor de ideeën en acties van de ander (waardering) en probeer je zichtbaar en oprecht te verplaatsen in de ander en zijn of haar beweegredenen (aansluiting).

Denk bij de volgende verhitte discussie eens aan de bovenstaande stappen en wellicht maakt het precies het verschil voor een oprecht en goed gesprek vanuit waardering.

Klik hier voor de keynote van Dan Shapiro.

IT

Verandering in de IT: Begin met de gemeenschappelijke deler!

,

NXT-adviseur Merlijn werkt graag aan IT-vraagstukken. In deze blog lezen we over zijn werkwijze bij verandertrajecten binnen de IT en het belang van de gemeenschappelijke deler voor je team.

Ik schets u de volgende situatie: een relatief kleine organisatie die een snelle groei doormaakt en op meerdere terreinen een professionaliseringsslag wil maken. De urgentie bij de IT-omgeving is hoog, dit onderdeel moet compleet vernieuwd worden. Overige factoren: afhankelijkheid van andere organisaties, een cultuur die wordt gedreven door emoties en vooroordelen en een hoge mate van weerstand tegen een verandering. De ultieme combinatie aan elementen om een verandertraject vast te laten lopen.
Mijn initiële reactie blijft om direct aan de slag te gaan en de voornaamste branden te blussen. Maar inmiddels weet ik ook dat dit mij op de lange termijn niet het meest duurzame resultaat gaat bezorgen. Voor mij zit de kern in dit soort vraagstukken bij de integrale benadering en het vinden en het expliciet maken van de gemeenschappelijke deler. Wanneer je aan het begin van een opdracht in deze twee elementen investeert, kun je in een later stadium sneller resultaat boeken.

De integrale benadering
Integraliteit speelt een belangrijke rol bij elk verandertraject, maar met name binnen de IT, is het belangrijk om dit te benadrukken. Organisaties zien de IT vaak als een afgebakend en ondersteunend onderdeel van de organisatie, dat door de IT-afdeling goed geregeld moet worden. Maar IT is veel meer dan techniek; er is een essentiële verbinding tussen de mensen, processen, gewoonten en cultuur van een organisatie. Je kunt deze verbinding vaak het beste waarnemen wanneer een organisatie een systeem verandert wat bijdraagt aan het primaire proces, zoals een administratiesysteem of een intranet. Wanneer je als organisatie vooruitgang wilt boeken, moet je de verbinding en wederzijdse afhankelijkheid van deze onderdelen expliciet maken en op één lijn brengen.

Een zichtbare gemeenschappelijke deler
Het belang van een gemeenschappelijke deler in een verandertraject kan niet vaak genoeg worden benadrukt. Dit zijn de belangrijkste elementen die ik toepas om die gemeenschappelijke deler te vinden voor de hele organisatie:
1. Bewust afstand nemen en de dynamiek tussen mensen en de organisatie begrijpen. Door zelf het totaalplaatje scherp te stellen en te visualiseren, kan ik beter inspelen op verhoudingen tussen teams en afdelingen.
2. Luister naar de mensen op de werkvloer en investeer in hun vertrouwen. Zij moeten weten dat je het vraagstuk serieus neemt.
3. Geef duidelijk aan dat je ook komt om knopen door te hakken en een belang hebt om een beweging in gang te zetten.
4. Zorg voor duidelijkheid in bijbehorende risico’s en implicaties binnen een vraagstuk en verandertraject.
5. Verlies het menselijke aspect niet uit het oog. Technische veranderingen, hebben net zoveel effect op mensen als veranderingen op het gebied van HR of financiën.

De kunst zit hem in het laagje voor laagje afbouwen van vooroordelen en onduidelijkheid en het opbouwen van vertrouwen en energie voor de gewenste verandering. Juist wanneer je die tijd en investering aan de voorkant pakt, creëer je ruimte om vervolgens te versnellen en resultaat te boeken. Het blijft iets waar ik voor mijzelf scherp op moet blijven en wat ik ook graag nog eens voor u als lezer onder de aandacht wil brengen!