Jessica van der Plas

De week van Jessica

Onze dagen als adviseurs bij GalanNXT zijn zowel per adviseur als per dag erg verschillend. En ook buiten werk om hebben onze adviseurs nog verschillende projecten en activiteiten. Om daar een beeld bij te geven, schrijven we over ‘de week van’. In deze blog lees je over de week van Jessica.

Maandag
Ik ben een echt ochtendmens, dus de dag begint meestal tussen 7.00 en 7.30, zodat ik een goede start kan maken. Ik werk voor één opdrachtgever binnen het domein van justitie en veiligheid. Dit is aan de ene kant meer ontspannen, omdat ik mij volledig kan focussen op één opdracht. Aan de andere kant mis ik soms ook de afwisseling. Om 9.00 uur heb ik eerst een Teams meeting met collega Marten. Vorige week concludeerden we dat het hoog tijd was om bij te praten, nu we de spontane contactmomenten op kantoor missen. De rest van de dag heb ik verschillende overleggen voor de opdrachtgever en sluit ik de dag af met de teammeeting van GalanNXT. ’s Avonds doe ik thuis nog een kleine work-out. Mijn studio van 30 m2 fungeert nu al bijna een jaar als een thuis, kantoor, bioscoop en sportschool in één.

Dinsdag
Op dinsdag heb ik verschillende meetings voor mijn opdrachtgever. Het zijn meetings met inhoudelijk professionals en medewerkers die direct betrokken zijn bij het primair proces. Deze meetings geven mij altijd veel energie, omdat praktische kansen en knelpunten naar voren komen en er tijd is om direct te spreken met de mensen ‘van de werkvloer’. Tussen de middag maak ik een wandeling. Ik probeer elke dag tijdens lunch een half uur te wandelen en na het werk een uur. Naast de meetings werk ik mails weg en bereid ik me voor op de volgende overleggen. ’s Avonds is het tijd voor één van mijn persoonlijke projecten, namelijk ‘thoughts from us’. Dit is een platform dat ik deze zomer samen met een vriendin / oud-studiegenoot heb opgericht voor persoonlijke groei en leiderschap. Vanavond werk ik aan informatieve content voor onze Instagrampagina, die deze maand in het teken staat van gezondheid.

Ik probeer elke dag tijdens lunch een half uur te wandelen en na het werk een uur.

Woensdag
Vandaag begin ik de dag met één van mijn andere nevenactiviteiten. Naast mijn werk ben ik momenteel actief betrokken bij een politieke partij en help ik via verschillende commissies en initiatieven met de campagne. Ik ben er nog niet over uit of ik verder wil in de politiek, maar ik wil mezelf de ruimte geven om dit verder te onderzoeken. Het actief meewerken in deze campagnetijd helpt daarbij. De rest van de dag bestaat alleen maar uit meetings. Vanaf half 10 beginnen de overleggen, die doorgaan tot 5 uur. In het halve uurtje pauze, ga ik snel naar buiten om dat nodige luchtje te scheppen. Na werk maak ik weer een langere wandeling en ik sluit de dag af met een serie op de bank. Lekker even niks.

Donderdag
De donderdag heeft een vast programma met wekelijkse overleggen van de opdrachtgever. Tussendoor werk ik aan de voorbereidingen van volgende meetings of het uitwerken van de input die we weer hebben opgehaald. Ik vind het mooi om te zien hoe in de meetings de inhoudelijke kennis van de medewerkers bij de opdrachtgever samen komt met onze procesmatige en veranderkundige kennis. Medewerkers delen hun ideeën, kansen en knelpunten en wij kijken hoe we dit kunnen plaatsen in het verandertraject. Daarnaast bereid ik een deel van de procesupdate voor, een weekbericht dat wordt verstuurd naar alle betrokken medewerkers met het laatste nieuws over het verandertraject. In de avond is het opnieuw tijd voor politiek, de verkiezingen zijn over minder dan een maand en er is nog genoeg te doen.

Ik sluit de week af met een reflectie, waarin ik kijk naar de voortgang op inhoud en mijn eigen energieniveau

Vrijdag
De vrijdag begint met het uitwerken van alle input en ervoor zorgen dat iedereen nog scherp heeft wat de afgelopen 48 uur met elkaar is bedacht en afgesproken. Daarna maak ik een wandeling met een oud-collega. Tijdens de lunch facetime ik met mijn vriendin voor het platform. Zij woont in Tokio, dus het is tijd-technisch altijd even puzzelen wanneer we elkaar kunnen spreken. In de middag werk ik nog aan wat zaken voor NXT, zoals het schrijven en plaatsen van deze blog en het uitdenken van nieuwe dienstverleningsconcepten. Aan het eind van de middag hebben we met het team een introductie voor een digitale tool voor onze persoonlijke ontwikkeling. Ik sluit de week af met een reflectie, waarin ik kijk naar de voortgang op inhoud en mijn eigen energieniveau van afgelopen week. Ook doe ik wat voorbereiding voor volgende week, zodat ik met een rustig hoofd het weekend in kan. Komende dagen genieten van de zon en maandag weer aan de bak!

Wil je meer weten over het werk van onze NXT-adviseurs? Kijk dan bij de NXT Step!

Complexe situaties begrijpen vanuit de Transactionele Analyse

Jolijn Volders ontwikkelen, opleiding

Naast het collectieve ontwikkelprogramma is er een individueel ontwikkelbudget voor elke NXT-adviseur. In verschillende blogs zullen we uitlichten hoe NXT-adviseurs dit budget inzetten. Deze week vertelt Jessica meer over haar opleiding Management & Organisatieontwikkeling vanuit de Transactionele Analyse.

Transactionele Analyse
Ik maakte kennis met de Transactionele Analyse (TA) tijdens het ontwikkelprogramma bij mijn vorige werkgever. De TA werd toen ingezet om meer inzicht te krijgen in onze eigen persoonlijkheid en de interactie met anderen. De theorie staat bekend om zijn praktische modellen om gedrag van en communicatie tussen mensen beter te begrijpen. Dit om als individu autonoom te denken en handelen, in plaats van geleid te worden door ineffectieve gedachten en gedragspatronen. Na de persoonlijke focus tijdens mijn traineeship was ik benieuwd naar wat de TA mij nog meer kon brengen als organisatieadviseur. Daarom startte ik vorig jaar met de opleiding Management & Organisatieontwikkeling aan de TA academie, waarbij je de TA toepast op complexe vraagstukken in organisaties en expliciet kijkt naar groepsdynamiek.

Mooie lessen
De opleiding was intens met vijf keer een tweedaagse, het nodige leeswerk, tussentijdse intervisie en het schrijven van een proef. Maar exact door deze intensiteit was de impact groot. Bekende thema’s uit de TA waar we aan werkten waren: contracteren, script van personen en groepen, psychologische spel, leiderschap en ethiek. De opleiding gaf mij met name inzicht in de grote mate van afhankelijkheid en verbinding binnen groepen. Wanneer we samen werken met andere mensen hebben we bedoeld of onbedoeld altijd invloed op elkaar. Een situatie of het gedrag van een persoon is zelden te isoleren van de groep zelf.

De opleiding gaf mij met name inzicht in de grote mate van afhankelijkheid en verbinding binnen groepen.

Een tweede belangrijke les voor mij was het inzicht hoe onze intenties, ons feitelijk gedrag en de interpretaties van anderen van dat gedrag kunnen verschillen. Wanneer we effectief willen samenwerken, is het checken van intenties en interpretaties dus erg behulpzaam. We kunnen nu eenmaal niet in elkaars hoofd kijken. En van aannames wordt de wereld ook niet altijd een betere plek. Dus liever een extra check bij iemand na uitspraak of actie die jij niet begrijpt, dan een aanname vanuit je eigen ideeën en overtuigingen.

In de praktijk
Zowel professioneel als privé kan ik de TA vaak toepassen in de praktijk. Op individueel niveau helpt het vooral mijn eigen gedachten en overtuigingen als professional beter te begrijpen in verschillende situaties. Omdat we als adviseurs juist in veel verschillende contexten werken, is dat geen overbodige luxe. Dit inzicht helpt wanneer een relatie met een opdrachtgever stroef loopt of je merkt dat je vaak langs elkaar heen praat met je naaste collega’s. Wanneer ik meer inzicht heb ik mijn eigen denkpatronen, helpt het mij om bewuster de keuze te maken om wel of niet in die denkpatronen mee te gaan. Deze keuze helpt bij het autonoom denken en handelen en biedt mij de handvatten om een gesprek aan te gaan met die opdrachtgever of aan mijn collega’s te vragen hoe zij vinden dat het met onze communicatie gaat.

De TA helpt om de dynamiek bij opdrachtgevers of binnen ons eigen team beter te begrijpen.

Daarnaast helpt de TA mij om de dynamiek bij opdrachtgevers of binnen ons eigen team beter te begrijpen. Zoals ik hierboven beschreef, hebben we bedoeld en onbedoeld veel effect op elkaar binnen groepen. We ontwikkelen patronen in communicatie en samenwerking, die op bepaalde vlakken effectief zijn, maar ook in de weg kunnen staan bij het bereiken van onze doelen. De modellen van de TA helpen mij om overtuigingen, acties en interpretaties te destilleren uit een complexe situatie en deze als externe adviseur bespreekbaar te maken bij een opdrachtgever. Organisaties blijven verzamelingen van mensen. Dus een innovatieve strategie, nieuwe inrichting of procesoptimalisatie kan alleen slagen als we de dynamiek en samenwerking tussen deze mensen meenemen in ons werk.

Ben je naast deze eerste inzichten van Jessica benieuwd naar meer concrete voorbeelden of modellen uit de TA, neem gerust contact met haar op. Ze praat er graag met je over door! Meer informatie over werken en ontwikkelen bij NXT, vind je bij de NXT Step.

Voortdurend balanceren tussen ambitie en stress

Jolijn Volders ambitie, koffieautomaatgesprek, ontwikkelen, stress, team

We leven in een dynamische wereld met veel activiteiten, informatie en kansen, waarbij we volop in verbinding zijn met andere mensen. Die dynamiek en verbinding brengen mooie mogelijkheden met zich mee, maar brengen soms ook de balans tussen werk en privé uit evenwicht. Het spanningsveld tussen ambitie en stress is herkenbaar binnen GalanNXT. Jessica van der Plas en Herm van Veen vertellen hoe zij hiermee omgaan.

GalanNXT is ambitieus. Dat zie je terug bij zowel individuele adviseurs als in de manier van werken binnen de organisatie. NXT-adviseurs worden gekenmerkt door een hoge mate van gedrevenheid, zijn leergierig en doen vaak naast hun werk nog verschillende nevenactiviteiten. Daarnaast ben je als NXT-adviseur niet alleen aan het werk bij de klant, maar bouw je ook samen aan het merk GalanNXT en hebben we een ontwikkelprogramma met opleiding, intervisie en mentoring. Ondanks het feit dat we niet naar maximale declarabiliteit streven en het theoretisch in een week van gemiddeld 40 uur past, is de realiteit weleens anders.

Verveling, flow en stress
De perfecte balans in een werkdag of werkweek is in de consultancybranche een uitzondering of bestaat zelfs niet. Het gebrek aan balans en een beetje stress is volgens ons dan ook geen probleem. Immers, om je te kunnen ontwikkelen heb je uitdaging nodig. Daar hoort ook een gezonde dosis stress bij. Als de uitdaging echter te lang te groot is, bijvoorbeeld door te veel verantwoordelijkheid, te veel werk of te grote onzekerheid, is dit schadelijk. Mihaly Csikszentmihalyi[1] schrijft over verveling, flow en stress. Volgens de auteur zit je in een flow op het moment dat je een goed evenwicht hebt tussen de uitdaging van een taak en de vaardigheden om die taak uit te voeren. Als de taak te moeilijk is, ontstaat stress. Als de taak te makkelijk is, ontstaat verveling. Naast de mate van uitdaging en ontwikkelde vaardigheden speelt ook de factor tijd een belangrijke rol. Uiteindelijk zitten er maar 24 uur in een dag en zeven dagen in een week, waarin ook gegeten, geslapen en ontspannen moet worden.

Om te ontwikkelen heb je uitdaging nodig. Daar hoort een gezonde dosis stress bij.

Scherp blijven als team en als individu
Bij GalanNXT zijn we bewust bezig met het thema stress en hebben we aandacht voor de factoren: uitdaging, vaardigheden en tijd. Jessica: “Als team letten we goed op elkaar. Niet in een betuttelend manier, maar omdat we oprecht zuinig op elkaar zijn. We bevinden ons in dezelfde levensfase, kennen elkaars talenten en de bijbehorende valkuilen. Daarbij wordt onze huidige maatschappij gekenmerkt door een hoeveelheid aan informatie, mogelijkheden en keuzes die ongezond zijn voor onze hersenen. Het is aan onszelf om een strategie te zoeken hoe om te gaan met al die mogelijkheden, want deze zullen eerder toenemen dan afnemen. Binnen het team bespreken we dit tijdens intervisiesessies of de teammeetings. Ook zijn we er alert op om tijdens interne besprekingen of een telefoontje met een collega te starten met de vraag hoe het gaat. Door hier tijd voor te nemen en door te vragen als we merken dat iemand stress heeft, ontstaat er een moment van reflectie en kijken we of we zaken kunnen aanpassen.”

‘Wat vind ik belangrijk in mijn leven?’
Ook op individueel niveau is er aandacht voor het thema. Ontwikkelen en reflecteren zit in het DNA van elke NXT-adviseur. Herm: “Voor mij start het wijs omgaan met tijd met mijn waarden als persoon. De vraag ‘wat vind ik belangrijk in mijn leven?’ probeer ik door te vertalen naar de ‘begroting van mijn tijd’.” Hiervoor heeft Herm een soort ‘ideale week’ voor zichzelf uitgeschreven waarin hij voor alle zaken die hij belangrijk vindt aangeeft hoeveel dagdelen hij er aan wil besteden. Een x aantal dagdelen voor zijn werk, maar bijvoorbeeld ook tijd voor zichzelf om op te laden, tijd om te sporten, tijd met zijn vrouw, met vrienden en tijd om muziek te maken.

Wijs omgaan met tijd start met mijn waarden als persoon

Per week vertaalt Herm zijn tijdsbegroting in acties die hij wil uitvoeren. “Dit voorkomt dat ik te lang bezig ben met bepaalde werkzaamheden en werkt voor mij als een stok achter de deur. Ik ben mij er hierdoor bewuster van dat te lang werken aan één van mijn acties ten koste gaat van iets anders dat ik belangrijk vind. Of het altijd lukt om mij aan deze begroting te houden? De eerlijkheid gebied te zeggen dat het een proces van vallen en opstaan is. De ene week gaat het beter dan de andere. Maar het creëert wel bewustzijn en helpt mij mijn tijd zoveel mogelijk te besteden aan dat wat ik echt belangrijk vind. En het voordeel is dat je elke week weer een nieuwe kans hebt om het beter te doen dan de voorgaande week!”

Wil je ook werken binnen een team met genoeg uitdaging en een gezonde dosis stress om te ontwikkelen? Kijk dan bij onze NXT Step.

[1] M. Csikzentmihalyi (2007), Flow, psychologie van de optimale ervaring. Amsterdam: Boom Uitgevers.

Hoe Jessica impact maakte bij Sociaal Wijkteam Dordrecht

Rene den Heijer kaders, liberating, structuur, talent

Afgelopen jaar heeft NXT-adviseur Jessica van der Plas voor het Sociaal Wijkteam Dordrecht – in de rol van projectondersteuner projectgroep Integrale Klantroute – bijgedragen aan het succesvol afronden van het project Ontwerp Integrale Klantroute. Samen werkte het team aan een helder klantproces, kortere wachttijden en een goede match tussen hulpvrager en professional.

Een project starten is niet moeilijk. Een project goed opzetten, uitvoeren en afronden een stuk lastiger. Samen met een groep van inhoudelijke experts van het Sociaal Wijkteam Dordrecht heeft Jessica gewerkt aan een nieuw klantproces. Het doel? Een eenduidig proces realiseren voor de hele stad, wachttijden verkorten en een betere match realiseren tussen hulpvrager en professional. De volgende drie ‘ingrediënten’ waren essentieel om het project succesvol af te kunnen ronden.

Het snel doorgronden van de context van de opdrachtgever
“Als externe professional is het essentieel je snel in te kunnen leven in de context van de opdrachtgever. Net als mijn collega’s ben ik nieuwsgierig en leergierig. We doorgronden snel de context en vraagstukken van de klant. Hierdoor kunnen we kritische vragen stellen en vervullen we de rol van sparringpartner. Binnen de projectgroep was ik vaak de ‘kritische vriend’, die bijvoorbeeld vroeg wat precies de verbanden tussen de verschillende processtappen waren.”

We vonden al snel de perfecte balans tussen mijn kennis op het gebied van procesoptimalisatie en veranderkunde en de inhoudelijke expertise van de professionals uit de wijkteams

De juiste combinatie van kennis en expertise
“Binnen de projectgroep vonden we de perfecte balans tussen mijn kennis op het gebied van procesoptimalisatie en veranderkunde en de inhoudelijke expertise van de professionals uit de wijkteams. De projectgroep wist wat de inwoners en professionals nodig hadden voor een goed hulpverleningstraject. Ik maakte de juiste vertaling naar een nieuw proces met bijbehorend verandertraject.”

Het bieden van de nodige structuur en kaders
“Kaders en structuren worden vaak als ‘beklemmend’ bestempeld. Vanuit NXT geloven wij dat de juiste kaders en structuren bijdragen aan ruimte en flexibiliteit. Doordat ik binnen de projectgroep stuurde op overzicht, planning en voortgang werd de projectgroep goed gefaciliteerd in het procesontwerp. Hierbij was er aandacht voor de communicatie naar de rest van de organisatie én het borgen van de randvoorwaarden.”

Sandy Bommeleyn, manager Sociaal Wijkteam Dordrecht: ‘De inzet van externe ondersteuning was onmisbaar. Jessica speelde een essentiële rol bij het bewaken van de structuur, het vormgeven van het proces en het faciliteren van de projectgroep. De wisselwerking tussen haar en de projectgroep was erg goed, waardoor er optimaal samengewerkt kon worden.’

Terugkijkend is er tijdens dit traject erg goed gebruikgemaakt van alle aanwezige talenten. Exact wat wij als NXT nastreven!

Begin 2020 is de implementatie van de integrale klantroute gestart. Er wordt momenteel hard gewerkt aan het verkorten van de wachttijden en een betere match tussen professional en hulpvrager. Met het afronden van de ontwerpfase is de verantwoordelijkheid voor het nieuwe proces zorgvuldig overgedragen aan het lijnmanagement. Terugkijkend is er tijdens dit traject erg goed gebruikgemaakt van alle aanwezige talenten. Exact wat wij als NXT nastreven!

Drie lessen over leiderschap in het veld

Jolijn Volders ajax, leiderschap

Even de tijd nemen om terug- en vooruit te kijken, aandacht te besteden aan onze eigen organisatie én aan elkaar. Naast de nodige besprekingen, pitches en discussies, kregen we ook een workshop schapen drijven om onze leiderschapsvaardigheden te oefenen in het veld. Hieronder delen we graag de drie belangrijkste lessen die we uit deze workshop meenamen.

Leiderschap ontstaat alleen als het nodig is.

Als groep mochten we een kleine kudde van zes schapen in beweging laten komen. Tijdens de verschillende oefeningen werd duidelijk dat als de schapen in beweging komen er altijd één schaap voorop loopt en duidelijk de leider is. Echter is deze leider alleen zichtbaar op het moment dat er daadwerkelijk beweging nodig is (bij gevaar). Wanneer zij stonden te eten en stabiel op één plek bleven, ging deze leider op in de groep en waren alle schapen weer gelijk. De veranderende positie van deze leider gaf mooi aan hoe gebalanceerd leiderschap kan zijn. Het is niet nodig om altijd voorop te lopen, aan te jagen of te inspireren, maar je kunt ook even opgaan in de groep. Daartegenover is het bij gebrek aan leiderschap belangrijk om een duidelijk inhoudelijk doel te creëren, want alleen dan ontstaat de nodige beweging.

Geef richting door ruimte.

Schapen rennen weg van het gevaar en zoeken naar een plek waar ruimte en rust is. Wanneer je schapen richting een bepaald doel (bijvoorbeeld een pion) wilt laten lopen, moet je dus vooral niet op die plaats gaan staan om ze te lokken. Dit biedt namelijk geen ruimte en de schapen zullen juist van het doel af bewegen. De kunst zit dus in het indirecte sturen, de kanten waar je niet op wilt duidelijk afschermen en het ruimte laten voor het beoogde doel. Een mooie les voor onszelf en de organisaties waar we voor werken: soms zijn we te direct aan het sturen op het beoogde resultaat en het benadrukken van het doel, waardoor resultaat juist achterblijft. Het is de kunst om ruimte te bieden voor de juiste beweging en ongewenste activiteiten af te schermen, waardoor een groep niet anders kan dan het opzoeken van de ruimte en als vanzelf naar het beoogde doel gaat bewegen.

Jaag mens en dier niet op.

Het lijkt misschien een flauwe nabrander, maar tijdens de workshop werd maar weer eens duidelijk hoe belangrijk het is om een groep ruimte en rust te bieden. Wanneer een schaap niet de juiste kant op ging, was een eerste reactie vaak om toenadering te zoeken en zelf sneller te gaan lopen. Dit werkt averechts. Het schaap voelt zich opgefokt, gaat zelf ook sneller lopen en beweegt juist van jou af. Het aangeven van richting door wegtrekkende bewegingen, het bieden van ruimte en het inlassen van rustmomenten, bleek de beste methode om de kudde de juiste richting op te krijgen. En eigenlijk kunnen we deze één op één kopiëren naar ons professionele leven: geef richting voor verandering, maar geef ook vooral ruimte om mensen zelf de daadwerkelijke beweging te laten maken en jaag ze niet op.

Het schaap voelt zich opgefokt, gaat zelf ook sneller lopen en beweegt juist van jou af.

Het brengen van een verandering in een organisatie is natuurlijk complexer dan het drijven van zes schapen, maar het was mooi om te ervaren hoe je in een uurtje tussen de schapen je kennis kan bijschaven op het gebied van leiderschap, groepsdynamiek en samenwerking. We kijken ernaar uit om deze kennis weer toe te passen in ons eigen (werk)veld.

Hoe voorbeelden en rolmodellen ons helpen als professionals

Jolijn Volders professional

Rolmodellen, voorbeelden, helden, goeroes. Sommigen hebben een grote groep aan inspirerende personen die zij nauwlettend volgen en als voorbeeld zien, terwijl bij anderen inspiratie juist meer in bepaalde kennis of ideeën zit zonder een link met een persoonlijkheid. In deze blog delen NXT-adviseurs Lisanne en Jessica hun perspectief op dit onderwerp.

Lisanne: “Inspiratie komt bij mij vooral uit mensen met wie ik persoonlijk contact heb.”
Meestal word ik niet zo geïnspireerd door de sterren van deze wereld, podcasts of vlogs. Dit is natuurlijk iets heel persoonlijks, maar voor mij zit inspiratie ook juist in een stukje contact. Enthousiasme, kennis, passie en persoonlijke kracht komen bij mij sterker binnen als er een connectie is met de persoon in kwestie. Soms zijn het ideeën waar je door middel van associatie weer op voort kunt borduren, soms heb je een gesprek met iemand wiens enthousiasme gewoonweg aanstekelijk werkt. Mensen die iets heel goed kunnen en iets in je raken waardoor je tegen ze opkijkt en van ze kunt leren. Mooi vind ik dat. Mooi om zelf geïnspireerd te worden en vleiend om te horen als anderen jou soms inspirerend vinden. Laatst ervaarde ik in mijn werk weer zo’n moment waarop ik ontzettend enthousiast en vol nieuwe ideeën terugkwam uit een gesprek met een collega. Hij is een echte expert op zijn vakgebied en, belangrijker nog, een echte liefhebber van zijn vak die er prachtig over kan vertellen. De mate van kennis, begrip en met name de passie waarmee hij over zaken praat, maakten dat ik direct aan de slag wilde met het onderwerp. Om ook dat gevoel te ervaren en het vervolgens over te kunnen brengen op anderen, vind ik één van de mooiste dingen aan mijn vak!

Jessica: “Zowel collega’s als concurrenten kunnen rolmodellen zijn.’
Ik ben echt iemand die veel inspiratie haalt uit andere personen. In tegenstelling tot Lisanne zit dat bij mij minder op persoonlijk contact. Mijn voorbeelden verschillen van collega’s van de Galan Groep tot Melinda Gates en van Eva Jinek tot Barack Obama. Rolmodellen helpen mij vooral om meer inzicht te krijgen. Vaak heb ik veel ideeën in mijn hoofd, maar is het lastig om deze scherp of visueel te krijgen. Wanneer ik anderen aan het werk zie of hen een verhaal hoor vertellen, herken ik de overeenkomsten en/of verschillen met mijn eigen verhaal en kan ik daardoor mijn eigen visie scherper maken. Daarnaast helpen voorbeelden ook bij het aanleren van nieuwe vaardigheden. Het simpelweg afkijken van hoe iemand anders een vraagstuk analyseert, een bepaalde presentatie geeft of een moeilijk onderwerp durft aan te snijden, helpt mij om zelf ook die vaardigheden te ontwikkelen. Het meest interessante is om een mooie balans te vinden tussen de inspiratie van anderen en mijn eigen inbreng. Uiteindelijk gaat het er niet om zo veel mogelijk op je rolmodel te lijken, maar om het puur als inspiratie te gebruiken voor je eigen unieke ontwikkeling. Persoonlijk denk ik dat we zowel onze collega’s als onze concurrenten meer als voorbeelden kunnen beschouwen. Niet om te worden zoals hen, maar wel om bewondering te hebben voor iemand zijn talent of kwaliteit en dat mee te nemen in je werk. Hierdoor ontwikkel je als persoon en professional en kan je nog meer impact maken bij de klant.

Soms moet je even niet doen waar je goed in bent

Jolijn Volders complementariteit, even_niet, Persoonlijke

Als onderdeel van het NXT-ontwikkelprogramma, volgden de NXT-adviseurs een workshop van Freek Peters, hoogleraar aan de Universiteit van Tilburg en organisatieadviseur bij de Galan Groep. Tijdens de workshop stond het kleurenmodel en de bijbehorende methodiek van Insights Discovery centraal. Het kleurenmodel geeft in combinatie met een persoonlijk profiel, inzicht in houding en gedrag van personen. De workshop zorgde voor veel nieuwe inzichten en interessante lessen. Eén daarvan: in sommige gevallen kun je beter niet doen waar je goed in bent.

Over Insights Discovery
Insights is een model met vier basiskleuren die verwijzen naar bepaalde gedragseigenschappen. De afbeelding hieronder laat dit zien. (Bron:https://insightsbenelux.com/insights-discovery/.) Iedereen heeft van alle kleuren iets in zich, maar heeft hierin wel een bepaalde voorkeursstijl. Deze voorkeursstijl zegt iets over hoe een persoon naar de wereld kijkt en het makkelijkst communiceert. Het kleurenmodel biedt een gemeenschappelijke taal om beter inzicht te krijgen in jezelf en anderen. Het wordt dan ook veel gebruikt voor teamontwikkeling en leiderschapstrajecten. Bij het model horen ook een aantal aandachtspunten. Allereerst blijft een model een simplificatie van de werkelijkheid. Het model kan inzichten bieden om jezelf en andere beter te begrijpen, maar is er niet om de complexiteit van de praktijk te vervangen door een simpelere versie van de werkelijkheid. De mens staat centraal, niet het model. Ten tweede is het model niet deterministisch. Je kunt door je leven heen veranderen van kleurenprofiel en bent dus niet voor eens en altijd gebonden aan een bepaalde voorkeursstijl. Tot slot kan het kleurenprofiel nooit als excuus worden gebruikt. Ieder mens heeft alle vier de kleuren in zich: je bént dus nooit één kleur. Met het excuus “ik kan er niets aan doen dat ik altijd te laat ben met mijn urenregistratie, want ik heb maar weinig blauw”, kom je dus niet weg.

Spanning op de diagonaal
Zoals de afbeelding hierboven toont, staat de kleur rood diagonaal tegenover de kleur groen. En de kleur blauw diagonaal tegenover geel. Op deze diagonaal ontstaan in de praktijk nog wel eens spanningen. Een persoon met veel rood, die vaart wil maken en zo snel mogelijk zijn nieuwe businessidee op de markt wil brengen, kan nog wel eens botsten met een persoon met veel groen, die harmonie binnen een groep voorop stelt en eerst wil kijken of het businessidee wel bij zijn/haar persoonlijke waarden past. De spanning ontstaat wanneer de één de ander probeert te overtuigen en hierbij nog sterker vanuit zijn voorkeursstijl gaat reageren: rood kan hierbij doorslaan naar dominant en ongeduldig en groen kan dichtslaan of blijven twijfelen. Meestal zeggen we dat iemand hetgeen moet doen, waar hij/zij goed in is, maar dat is hier dus juist niet het geval. Wanneer je met iemand samenwerkt waarvan zijn/haar voorkeursstijl diagonaal tegenover jouw voorkeursstijl staat, is het juist belangrijk om je eigen voorkeursstijl iets af te zwakken, omdat de kloof anders alleen maar groter wordt. Een ander voorbeeld: Mensen met veel geel houden ervan om flink te brainstormen, honderd ideeën te bedenken en de kaders even los te laten. Dit gaat soms moeilijker samen met mensen met veel blauw die veel waarde hechten aan juistheid, details en duidelijke kaders. Om toch samen te komen, is het dus belangrijk om even niet te doen waar je goed in bent. Mensen met veel geel doen er in dit geval goed aan om ook wat feiten toe te voegen en de ander de tijd te geven om over de ideeën na te denken. De mensen met veel blauw zouden daarnaast nog even kunnen wachten met argumenten over haalbaarheid en het vragen naar specifieke details.

In theorie klinkt het allemaal redelijk logisch, maar de praktijk blijft weerbarstiger. Het gebeurt vaak genoeg dat we (een beetje) doorslaan in onze voorkeursstijl, waardoor we onze beoogde resultaten tijdens een gesprek of project niet halen. Het begint ook hierbij met bewustzijn: in welke voorkeursstijl herken jij jezelf? Wat gebeurt er als je een slechte dag hebt en daarin een beetje doorslaat? En welk effect heeft dit op jouw klant, collega of kennis? Denk er eens rustig over na en doe bij tegengestelde voorkeursstijlen even niet waar je goed in bent!

Waarom is jouw organisatie op aard?

Jolijn Volders aard, tips

In een wereld waar elke dag nieuwe uitvindingen worden gedaan en om ons heen de hoeveelheid aan informatie, mogelijkheden en veranderingen toeneemt, kan het lastig zijn om als organisatie scherp te stellen waar je nu echt van bent. In deze blog vertellen we meer over het Egelprincipe van Jim Collins en het belang van focus.

Het Egelprincipe van Jim Collins
Jim Collins publiceerde in 2001 het boek Good to Great. Collins stelt in dit boek dat ‘goed’ juist de vijand is van ‘geweldig’, omdat wanneer de zaken redelijk steady gaan, er een risico is om te versuffen en af te zakken naar niet zo steady. Voor zijn boek deed hij onderzoek naar honderden bedrijven en zocht hij het antwoord op de vraag: waarom maken sommige bedrijven de stap van ‘goed’ naar ‘geweldig’ en andere bedrijven niet? Hij beantwoordt de vraag aan de hand van verschillende thema’s. Eén van deze thema’s is het Egelprincipe. Het Egelprincipe kent zijn oorsprong in het verhaal van de egel en de vos. Waar de vos veel dingen weet, verschillende tactieken heeft en meer van de wereld kan zien, weet de egel maar één ding heel zeker en blijft daarbij: oprollen als er gevaar is en daarna weer eten. De kernboodschap van het Egelprincipe is dan ook dat je een bepaalde focus moet aanbrengen binnen je organisatie en daarbij moet blijven.

Terug naar het bestaansrecht
Ook bij onze opdrachtgevers is het vaak noodzakelijk om de nodige focus aan te brengen. Zeker met het grote aantal netwerken en de toenemende complexiteit van vraagstukken, word je als organisatie steeds meer een deel van het geheel in plaats van een op zichzelf opererende eenheid. Het is essentieel om helder te definiëren wat dat deel van het geheel is en wat dit betekent voor het werk binnen jouw organisatie. Te vaak wordt dit opgelost met een nieuw visietraject of het formuleren van een aantal hippe kernwaarden waarbij de focus nog steeds uitblijft. De belangrijkste vraag die beantwoord moet worden, is: wat is ons bestaansrecht en wat is ons primair proces? Daarbij definiëren we het bestaansrecht als het doel waarom de organisatie is opgericht en het primair proces als de activiteit waarmee het bestaansrecht wordt veiliggesteld. Deze twee onderdelen moeten terug worden gebracht naar de essentie waardoor vanuit een duidelijke focus invulling kan worden gegeven aan de verschillende onderdelen van een organisatie.

Onze rol als adviseur
Het definiëren en expliciet maken van het bestaansrecht en het primair proces van een organisatie lijkt soms overbodig. (We weten toch allemaal wel waarom een gemeente of zorgorganisatie op aard is?) In de praktijk blijkt dit toch nog wel eens anders te zijn. Soms mengen medewerkers en bestuurders het bestaansrecht met andere ambities en bijkomende taken, waardoor de focus verdwijnt en het lastig wordt om een organisatie te sturen. Ook als consultants zelf moeten we opletten dat we niet meegaan in het formuleren van tien kernwaarden voor een organisatie, waar je eigenlijk niet tegen kunt zijn en alle scherpte uit is verdwenen. (Wie wil er als organisatie nu niet verbindend en flexibel zijn?) Eén van onze rollen als adviseur is dus terug te gaan naar de essentie van het bestaansrecht en het primair proces en dit met de opdrachtgever expliciet te maken. Vanuit daar kun je gaan werken aan nieuwe strategieën en verandertrajecten om een organisatie optimaal te laten presteren en er aan bij te dragen dat een organisatie hetgeen doet waarvoor het op aard is.

We’re all stuck!

Jolijn Volders haat-liefde, IT, stuck

‘We’re all stuck.’ Dat is de boodschap waar Glenda Eoyang haar TED talk mee begint. Niet bepaald een oppeppende boodschap, maar ergens wel herkenbaar. Eoyang verklaart dit door de chaos en snelheid binnen onze huidige wereld, het feit dat oplossingen van het verleden niet meer werken en de oplossingen van de toekomst nog niet zijn ontwikkeld. In de TED talk beschrijft ze hoe haar methode van Adaptive Action je kan helpen om weer vooruit te komen en je volgende stap te bepalen in chaotische tijden. In deze blog vertellen we meer over de methode en hoe het ons als adviseurs kan helpen.

Adaptive Action
Adaptive Action is een iteratief proces van drie vragen wat helpt je volgende stap te bepalen binnen een complexe situatie. De drie vragen zijn: What? So what? Now what? De vraag What? helpt om de huidige situatie en patronen te observeren en te beschrijven wat hetgeen is waardoor je vastloopt. Met de tweede vraag So what? gaat het erom die situatie en patronen een betekenis te geven en je af te vragen wat je er mee moet doen. Voorbeelden die Eoyang geeft: ’So what is important to me? So what do I want to change? So what are my options?’ Bij de laatste vraag Now what? formuleer je éen of meerdere concrete acties die je wilt nemen om weer los te komen. Volgens Eoyang helpen de drie vragen je om te verschuiven van ‘stuck’ naar ‘unstuck’ en weer in actie te komen.

Hoe wij het toepassen
Ook als adviseurs herkennen de complexe wereld die Eoyang omschrijft, waarin we soms even vastzitten. Dit gebeurt zowel bij het werk met de opdrachtgever als tijdens het bouwen aan NXT. De drie vragen van Adaptive Action kunnen hierbij helpen, al ligt de nadruk per situatie soms net op een andere punt. Wanneer we vooral verkennen of reflecteren met een opdrachtgever staan de vragen What? en So what? centraal. Maar wanneer het tijd is voor beweging, komt de nadruk te liggen op Now what? zodat we concrete acties kunnen gaan uitzetten. Binnen NXT stellen we dagelijks de vraag So What? om meer richting te geven aan onze eigen organisatie en werkzaamheden. De vragen zijn natuurlijk een middel en zorgen echt niet altijd voor de ultieme doorbraak, maar helpen wel om uit te zoomen en een vraag scherp te stellen. Opdrachtgevers hebben te maken met een steeds groter netwerk aan stakeholders, meer gezamenlijke verantwoordelijkheden en onzekerheid door onvoorspelbare ontwikkelingen op zowel economisch, sociaal als technologisch gebied. Als adviseurs hebben we juist in deze chaotische context de taak om hen te ondersteunen bij het uitzoomen en scherpstellen van vragen.

Stel de vragen vooral aan elkaar
Een risico bij Adaptive Action is dat het vaak moeilijk is om vanuit je eigen perspectief met een nieuwe blik te kijken. Je wordt nu eenmaal beïnvloed door je eigen manier van denken en doen, waardoor je uiteindelijke acties ook voor herhaling in plaats van verandering kunnen zorgen. Daarom zien wij de methode van Adaptive Action met name als een nuttige methode om binnen een duo of groep te gebruiken. Door de vragen aan elkaar te stellen, kritisch te luisteren naar elkaars antwoorden en vanuit daar nieuwe actie te bepalen, kun je soms net die verschuiving maken van ‘stuck’ naar ‘unstuck’ of in ieder geval naar ‘less stuck’.

Bekijk hier de hele TED talk van Glenda Eoyang.

3 handige tips uit The Pyramid Principle

Jolijn Volders tips

‘The magical number seven’

Ons brein kan in één moment maar een beperkt aantal ideeën in het kortetermijngeheugen opslaan. Voor veel mensen ligt dit aantal van ideeën rond de zeven. Zodra dit aantal boven de zeven komt, gaat het brein deze categoriseren. Categoriseren is in principe een handige tool van onze hersenen, maar we doen het als mensen vaak allemaal vanuit ons eigen perspectief. Als drie mensen een ongestructureerde tekst met 10 ideeën lezen, kan dit theoretisch leiden tot 3 verschillende manieren van categoriseren. Daarom is het als schrijver van een tekst of presentatie essentieel dat je zelf al voor de categorisering zorgt. Wanneer je tekst dus meer dan zeven losse ideeën heeft, maak dan zelf de categorisering, zodat je lezers de boodschap interpreteren zoals jij het hebt bedoeld.

‘Make sure you and the reader are standing in the same place’

Bij het overbrengen van een boodschap via tekst of presentatie, zijn we vaak nog te naïef wanneer het gaat om de focus en concentratie van ons publiek. Terwijl we als schrijver/presentator vanaf het begin de kernboodschap en het belang daarvan in beeld hebben, zit ons publiek vaak nog met hun hoofd bij de vorige vergadering, op de telefoon een e-mail te beantwoorden of gewoon even uit te rusten. Daarom is een goede introductie essentieel. Minto stelt daarover het volgende: de introductie vertelt een lezer wat hij al weet, waardoor hij wordt herinnerd aan de vraag die hij heeft, waarop jouw tekst of presentatie het antwoord zal gaan geven. Door deze opbouw in je introductie op te nemen, zorg je ervoor dat jij en je publiek hetzelfde vertrekpunt hebben, waarna je door kan gaan op de kernboodschap zelf.

‘Be MECE’

Wellicht is deze term je al bekend, zonder dat je ooit van Barbara Minto hebt gehoord: ‘Be MECE!’ MECE staat voor Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive, oftewel: wederzijds uitsluitend, gezamenlijk uitputtend. Door dit principe toe te passen op je tekst met kernboodschap en bijbehorende argumenten, check je of je verschillende argumenten elkaar niet overlappen en of het totaal aan argumenten ook je volledige kernboodschap dekt. Dit helpt om de logica binnen je verhaal te behouden en voorkomt verschillende en/of verkeerde interpretaties van je publiek.

Succes met het schrijven van je volgende tekst. Maak er een mooi, maar vooral logisch verhaal van!