Professionaliseren en vergroten van de toegevoegde waarde van het managementteam bedrijfsvoering binnen een universiteitsfaculteit.

Het vraagstuk

Het managementteam bedrijfsvoering binnen een universiteitsfaculteit wilde haar bedrijfsvoering professionaliseren, de toegevoegde waarde vergroten en de samenwerking in het team verbeteren. Het team liep met name aan tegen het feit dat implementeren van centraal beleid binnen de onderzoeks- en onderwijsdepartementen erg moeizaam verliep. Welke rol pakt bedrijfsvoering hierin en wat is de gewenste gezamenlijke aanpak? Ze wilden groeien van een ondersteuner naar een volwaardige sparringpartner vanuit de expertise van hun vak en de gedeelde beleidsintenties van het faculteitsbestuur en de departementen.

Hierbij ging het met name om het implementeren van gedeeld beleid binnen verschillende departementen van de faculteit,  o.a. de afdelingen financiën, P&O en communicatie. De universiteit wilde binnen deze afdelingen een ontwikkeling doormaken waar ze van het uitvoeren van ondersteunende taken, groeiden naar een volwaardige sparringpartner en adviseur. Vanuit verschillende expertises moesten de afdelingen naar zowel het faculteitsbestuur, als naar de departementen in deze rol doorgroeien. Het managementteam bedrijfsvoering wilde zicht op de benodigde competenties en capaciteiten om deze ontwikkeling te realiseren.

NXT aanpak

We hebben vanuit de filosofie en methodiek van Liberating Structures gewerkt. We hebben daarvoor een aantal workshops begeleid met het managementteam bedrijfsvoering, evenals samen met haar stakeholders (managers bedrijfsvoering van faculteiten). We reikten nieuwe principes, werk- en denkwijzen aan – o.a. agile werken, businesspartnerschap en effectiever samenwerken. En we gingen vanuit het principe ‘A naar B op de manier van B’ direct met elkaar aan de slag. Deze werkwijze was voor het managementteam vernieuwend om verschillende redenen:

• We hebben samen met de betrokkenen het vraagstuk ontrafelt, de oplossing in kaart gebracht en vormgegeven, zonder eerst uitgebreide interviews, enquêtes en rapportages;
• We hebben gebruik gemaakt van diverse innovatieve werkvormen, waarin iedereen volledig betrokken werd, dwars door de hiërarchie heen. Alle deelnemers werden uitgenodigd om anders over het vraagstuk na te denken en gedachten uit te wisselen. Dit heeft tot nieuwe inzichten geleid.
• Bij de start besteedden we naast de inhoud en het proces ook ruime aandacht aan teambuilding en professionele intimiteit op basis van persoonlijke verhalen aan de hand van symbolen die gedeeld werden tijdens een werklunch op een mooie locatie in de natuur.

Gedurende vier maanden werden er in duo’s en groepjes acties opgepakt om richting te geven aan de nieuwe gewenste manier van werken.

Resultaat

Het managementteam bedrijfsvoering heeft met elkaar geformuleerd wat hun toegevoegde waarde is in het geheel en wat hun rol als volwaardige businesspartner betekent in werkwijze, houding en gedrag. Door hier gezamenlijk open over te praten, dilemma’s en meningsverschillen op tafel te leggen, en gezamenlijke acties te formuleren, groeiden het vertrouwen en zijn ze sterker geworden als team. Daarnaast zijn ze proactief hun vernieuwde rol en werkwijze vorm gaan geven in het strategietraject van de faculteit. Met een gezamenlijk voorstel hoe dit proces op te pakken, zijn ze naar het faculteitsbestuur gestapt en hebben ze als team hun gezamenlijke eerste lijn uitgewerkt. Direct resultaat op inhoud, proces en relatie!